Kehitä hankintoja: aikatauluta ja aikaista

Kehitä hankintoja: aikatauluta ja aikaista

Uutiset

Ennakointi, avoimuus ja aikataulujen määrittely ovat avaimia onnistuneeseen hankintaan.

Aika liittyy hankintoihin monella tapaa: kuinka pitkä on kilpailutusaika ja milloin kilpailutus tehdään. Vähemmän keskusteltu teema on aikataulutus kilpailutuksen päättymisestä sopimuksen tekoon ja toimitusten käynnistämiseen.

Hankinnan kokonaisaikataulutus kannattaa ottaa keskusteluun jo markkinavuoropuhelussa. Selkeä ja avoin aikataulutus auttaa myyjää ja ostajaa etsimään yhdessä toimivia ratkaisuja ja ehkäisee pullonkaulojen syntymistä.

Aikataulujen läpikäynti lisää ymmärrystä sekä ostajan että myyjien reunaehdoista:

  • Liittyykö hankintaan järjestelmähaasteita?
  • Millaiset ovat jakelijan ja valmistajan väliset aikataulut?
  • Paljonko kaupinta- ja varmuusvarastojen järjestämiseen tarvitaan aikaa?
  • Onko ostajalla loppuun käytettävää varastoa?
  • Miten mahdolliset koulutukset aikataulutetaan?

Mitä selvempi aikataulutus on, sitä helpompi myyjän on päättää kilpailutukseen osallistumisesta. Tiedossa oleva aikataulu hankinnan, sopimuksen allekirjoittamisen ja sopimuskauden alkamisen välillä on arvokasta tietoa tarjouksen laskennassa.

Mallia Tanskasta

Tanskasta löytyy esimerkkejä, joissa kysymysten ja tarjousten määräajan ja tarjousten avaamisen päivämäärän lisäksi on määritelty muitakin aikarajoja. Hankinta-asiakirjoissa on esimerkiksi määritelty aika aiotun sopimuskumppanin asiakirjatäydenyksiin. Myös tavoiteajat sopimuksen allekirjoittamiselle ja sopimuskauden alkamiselle löytyvät tarjouspyynnöstä.

Tanskan mallissa sopimuksen allekirjoittamisen ja sopimuskauden alkamisen väliin on varattu riittävästi aikaa. Tällöin sekä toimittaja että ostaja ehtivät sopeuttaa toimintansa uuteen hankintakauteen.

Selkeä aikataulutus Tanskan mallin mukaisesti auttaa ostajaa ja myyjiä varaamaan tarvittavan ajan tarjousprosessiin. Lisäksi malli sujuvoittaa toimitusten käynnistämistä hankintapäätöksen jälkeen.

Avaimia aikatauluhaasteisiin

Avaimia hankintojen onnistuneeseen aikataulutukseen ovat

  • ennakointi,
  • riittävän varhainen ja oikeisiin asioihin keskittyvä markkinavuoropuhelu,
  • koko prosessien aikataulujen määrittäminen ja
  • avoimuus.

Kaikki nämä ovat asioita, joihin ei tarvita lisäsääntelyä – ratkaisun avaimet ovat omissa käsissämme.

Kirjoituksen pohjana on Terveysteknologian hankintojen kehittämisryhmän keskustelu 19.3.2024. Kehittämisryhmä tekee keskustelunavauksia ja nostaa esille hyviä käytäntöjä terveysteknologian hankintoihin liittyen. Ryhmään kuuluvat Pohjois-Savon hyvinvointialueen hankintajohtaja Outi Kalske, HUS:n hankintajohtaja Timo Martelius, Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kumppanuusjohtaja Katariina Huikko sekä Sailab – MedTech Finland ry:n elinkeinopoliittisen työryhmän puheenjohtajisto Joonas Pulliainen (Promedical Oy), Christoffer Dahlström (Steripolar Oy) ja Janita Lundahl (B.Braun Oy). Sihteerinä ja valmistelijana toimii Sailab – MedTech Finland ry:n elinkeinopolitiikan asiantuntija Hanna Hietala.