Arvopohjainen hankinta voidaan nähdä kehänä, jossa arvon tuottaminen kierros kierrokselta paranee. Itse kilpailutus on tekninen suoritus, arvo kasvaa erityisesti kehän muissa osissa. Arvopohjaisen hankinnan kehää pyörittävät yhdessä käyttäjät, yritykset ja hankintatoimi.

Liikkeelle lähdetään tarpeesta. Olennaista on pohtia, mitä arvoa tavoitellaan: ennaltaehkäisyä, hoitotulosten parantumista, työkuorman pienenemistä vai jotain muuta? Miten arvoa mitataan? Tarpeen määrittelyssä terveysteknologian tai palvelun käyttäjät – potilaat tai ammattimaiset käyttäjät – ovat keskeisessä roolissa.

Ennen kilpailutusta on tarpeen kartoittaa, millaista tarjontaa tarpeen täyttämiseksi ja arvon saavuttamiseksi on. Markkinavuoropuhelu ja uusiin innovaatioihin tutustuminen auttavat löytämään näkökulmia hankintaan. Terveysteknologiayritysten ja hankkijoiden on hyvä yhdessä miettiä, miten kilpailutus olisi järkevää toteuttaa, kriteerit hankkija voi pohtia yhdessä käyttäjäasiantuntijoiden kanssa.

Kilpailutuksen suunnittelu pitää sisällään kriteereiden tarkoituksenmukaisen ja syrjimättömän määrittelyn, tarjouspyyntöluonnosten kommentoinnin, vanhan sopimuksen arvioinnin ja kokemusten hyödyntämisen sekä koulutustarpeen huomioinnin. Myös perusasiat kuten hankinnan aikataulutus (ei kilpailutuksia loma-aikoina) kuuluu hyvää suunnitteluun.

Kun kolme ensimmäistä kohtaa on hoidettu huolella, itse kilpailutus on helppoa. Realistiset ehdot, selkeä laatu- ja/tai vaikuttavuuskriteerit ja järkevä aikataulutus hankinnan laajuus huomioiden tuottavat hyviä tarjouksia.

Hankintapäätöksen selkeä viestiminen sekä voittaneille että hävinneille on tärkeää. Selkeät vertailuperusteet ovat avainasemassa.

Hankintapäätöksen jälkeen on aika valmistautua tuotteen tai palvelun käyttöönottoon. Nyt on vielä kerran syytä varmistua yhteisestä ymmärryksessä ja sopia käytännöistä. Tuotteesta tai palvelusta riippuen on tärkeää sopia mahdollisista järjestelmien tai liittymien toteutuksesta, varastoinnista, käytön koulutuksesta ja varata riittävästi aikaa käyttöönottoon – tämä vaatii resurssien varaamista kaikilta osapuolilta, myös terveydenhuollon organisaatiolta.

Jotta hankinnan arvon tuottamista voidaan seurata, mittarit ovat tärkeitä. Mittareiden toimivuutta on tärkeä seurata – antavatko ne tarvittavaa tietoa halutusta arvosta? Tiedolla johtaminen edellyttää seurantaa ja oikein asetettuja mittareita.

Seuranta ja käyttäjäkokemukset antavat tärkeää tietoa hoidon kehittämistä ja seuraavaa hankintakierrosta varten. Yhtenäinen ja systemaattinen tapa seurantaan lisää arvoa vuosi vuodelta enemmän.

Arvopohjaisen hankinnan kehä luotiin Sailab – MedTech Finland ry:n Arvopohjainen hankinta -työpajassa 7.-8.9.2017. Työpajaan osallistuivat Antti Vadén, Timo Saari, Kaisa Tarkkanen, Leena Leskinen, Ilari Vaalavirta, Jarkko Mattila, Kai Dahlström, Jyrki Putkonen, Markus Henriksson, Peik Jansson, Timo Niskanen, Antti Ukura, Ari-Pekka Naumanen, Rauno Heikkilä, John Ekholm ja Laura Hollanti.